Cuando se vive en una comunidad, uno de los principales temas que se deben resolver es el nombramiento de un administrador de fincas fiable y a buen precio.
Pero ¿qué significa que sea fiable? Significa que debe ser un profesional capacitado y responsable en el cumplimiento de sus funciones, cuya administración de la finca genere bienestar entre sus propietarios. Además, todos buscarán a un administrador que haga su trabajo a buen precio, esto no quiere decir que sea regalado o a un precio ínfimo, sino que sea justo para todos, en proporción a sus capacidades plenamente demostradas.
Obligaciones del administrador de fincas
Pero contratar a un administrador de fincas fiable y a buen precio no es una tarea fácil.
Primero, hay que saber seleccionar entre los mejores y lo ideal es que estén debidamente inscritos en un Colegio de Administradores de Fincas, ya que estas asociaciones vigilan que sus miembros sean profesionales, estén capacitados, reciban adiestramiento constante y cumplan las leyes a cabalidad.
Cualquier irregularidad que realice el administrador de fincas en el ejercicio de sus funciones puede ser enviada a su respectivo Colegio, el cual tomará las medidas correspondientes.
Es importante aclarar que solamente se le puede señalar como “administrador de fincas” a aquel profesional registrado en su respectivo Colegio de Administradores de Fincas, nadie más puede autodesignarse con este cargo, ni ejercer legalmente.
Además, como este profesional está inscrito en un colegio, está sujeto al cumplimiento de sus normas legales y puede incurrir en sanciones por su violación, que incluye hasta la pérdida de su licencia.
Teniendo esto en cuenta, hay obligaciones del administrador de fincas que se deben cumplir a rajatabla y que son los siguientes:
- El administrador de fincas debe ser un profesional de la administración, titulado en una universidad y que haya recibido formación especializada en administración de fincas.
- El administrador de fincas debe actualizarse periódicamente en el conocimiento de sus funciones, además de cualquier ley y normativa que afecte los intereses de una finca o propiedad.
- Debe ejercer eficientemente sus funciones de gobierno y administración de los bienes que le fueron conferidos por los propietarios. Dichas funciones deben estar en el marco de la ley y debidamente estipuladas por escrito en la junta de propietarios.
- El administrador de fincas y en su papel de Secretario de la Junta de Propietarios, debe custodiar los documentos legales relacionados con la finca.
- Este debe estar cualificado a la hora de ofrecer asesoría permanente en todo lo relacionado con el bien inmueble. En este sentido, el administrador de fincas debe velar por los intereses de los propietarios a la hora de una compra, venta o alquiler de un inmueble, mejoras en su estructura, contratación de servicios y demás obligaciones legales.
- Una de sus funciones importantes es anticipar cualquier gasto previsible y someterlo ante la Junta, como por ejemplo, un cambio en la administración de servicio de limpieza, la sustitución o reparación de la fachada del edificio, etcétera.
- Este profesional tiene la potestad de verificar el óptimo funcionamiento de cada una de las casas de la finca o comunidad y hacer sugerencias para sus mejoras. En caso de que una irregularidad ocurrida dentro de una vivienda afecte a terceros (como por ejemplo, una tubería rota por donde sale agua que llegue hasta otras casas), el administrador de fincas tiene la potestad de exigir su reparación y en caso de que el propietario pida ayuda, el administrador debe ofrecer soluciones viables entre su lista de prestadores de servicios.
- Debe presentar reportes periódicos sobre sus funciones, cumplimiento de metas y gestiones de mejoras para el beneficio de los propietarios.
- Debe vigilar el buen funcionamiento de servicios externos a la propiedad, como por ejemplo: limpieza, jardinería, fontanería, electricidad, etcétera.
- Este debe presentar un balance de ingresos y egresos ante los propietarios, exigir los pagos y tomar acciones legales para su cumplimiento.
- Tiene la potestad de encargarse de cualquier reparación urgente, para después presentar un informe a los propietarios. Si se trata de algún arreglo menor o planificado, este debe informar primero, ofrecer alternativas, esperar su aprobación y vigilar su estricto cumplimiento.
- Asume totalmente las responsabilidades penales y administrativas por el incumplimiento de sus obligaciones.
¿Dónde encontrar a un administrador de fincas de confianza?
Como ya hemos podido ver, este es un profesional que debe dedicarse las 24 horas del día al buen funcionamiento de la propiedad conjunta. Ya sabemos que debe estar colegiado y que debe estar plenamente capacitado en sus funciones, pero ¿dónde encontrarlo de forma fácil?
Algunas Juntas de Propietarios optan por buscar a referidos, muchos de ellos amigos de alguno de los dueños, pero este método es muy subjetivo y siempre hace que la balanza se incline a favor del propietario que recomienda al administrador. Lo ideal y correcto es que el administrador de fincas sea imparcial y vele por los intereses de todos por igual.
¿Hay alguna otra manera confiable de encontrarlo?
¡Sí! Hay lugares donde se suelen colegiar los profesionales, lugares donde se puede encontrar la formación que tienen, donde han estado trabajando, si tienen referencias o no, si tienen alguna falta leve o no…en otras palabras, donde se puede revisar el curriculum del profesional.
Estos sitios tienen amplia experiencia en la administración de fincas y están preparados para atender las necesidades de los propietarios, como por ejemplo ADF365.
En internet podrás encontrar páginas webs que son muy fáciles de utilizar para lo que estés necesitando, lo único que hay que hacer es ingresar a una de estas webs, ingresar en el buscador la cantidad de viviendas, edificios, locales comerciales, ubicación y demás información relacionada con la finca y en menos de un minuto se proporciona una lista de administradores de fincas de confianza y a un buen precio.
Seguro que encontrarás una lista con los mejores administradores de fincas que se encuentran debidamente colegiados y preparados para el cumplimiento de sus funciones, además de su formación académica.
Este trabajo lo puede hacer la Junta de Propietarios de forma fácil. Incluso, gracias a este sistema, la junta puede presentar cinco o más opciones de administradores de fincas para que la selección del profesional sea transparente.
De esta manera, se ahorra tiempo y mucho dinero tratando de encontrar a un Administrador de Fincas por otras vías, como LinkedIn, anuncios en periódicos, redes sociales, etc.
No hay excusas para que una comunidad no tenga un administrador de fincas capaz de velar por su buen funcionamiento. Mientras los propietarios llevan sus vidas con normalidad, el administrador de fincas hará su trabajo por el bien de todos.
